チャットツールで社内のデータ共有をスムーズに受発注システム導入によりペーパーレスを実現

受講生

株式会社鶴田乳業
鶴田加代子さん

①受講して気づいた会社のDX課題は？

3代に亘って牛乳の販売業を行っていますが、長年に亘り事務業務全般を紙ベースで行っていました。
本講座を通じてデジタル活用による業務効率化について知り、紙ベースの事務業務が当たり前ではないことに気づかされました。
例えば、勤怠管理はタイムカードに打刻してExcelに集計、さらに別のExcelにデータを入力して、紙の給与明細を出力するなど、作業時間が長く業務が煩雑でした。
社員の雇用状況などは私１人だけが把握しており、業務が属人化している点も課題でした。

②課題を元に現在取り組んでいるDXの取組

最優先で取り組みたいのは、勤怠管理システムの導入ですが、通常業務が立て込んでいるため、現段階でできることから着手することにしました。
本講座で教えていただいた、無料のチャットツールを事務員さんたちのパソコンにダウンロードしてもらい、早速活用しています。
これまで社内におけるデータのやり取りは、USBに入れて手渡ししていましたが、チャットツールならワンクリックで共有できるので、すごく楽になった！とみんな喜んでいます。
また、いくつかのクラウドツール運用会社に問い合わせ、受発注システムも導入しました。
紙の注文書を出力したり、FAX機を使用しなくても発注が完結するので、業務工数を大きく削減できました。
各取引先が同じく受発注システムを導入してくれたら、さらに業務効率が上がるはずです。
ゆくゆくは、勤怠システムを活用したいので、県の産業スマート化センターに相談しています。

③受講後の感想

DXについて全く知識がない中で、勉強できればいいかなという気持ちで受講を決めました。
ZOOMを使うのも初めてで、最初はドキドキしましたが、佐賀の色々な業種の方のお話を聞けて楽しかったです。
今でも何人かとはチャットツールでやり取りもしています。
長年、アナログで仕事するのが当たり前で課題とも思っていませんでしたが、受講を通じて新しいことを知るうちに「もっと効率がよくなる方法に変えたい」と、気持ちが大きく変化しました。
DXに詳しい方に１日の会社の業務を見ていただき、アドバイスや指導をいただけるような機会があれば、社内の意識改革を含め、スピード感を持って進められると思います。