日報や図面などの紙媒体を電子化し作業の工数を削減

受講生

森鉄工株式会社
中島大器さん
松本由里さん
岡野成一郎さん

①受講して気づいた会社のDX課題は？

技術者として機械設計や電気設計に携わっていますが、日報や申請書、図面など業務に関わるほとんどの書類は紙媒体を使っていました。
日報は紙の書類に手書きした後にシステムへ転記、申請書の承認は所属長に手渡しして押印をもらう必要があるなど工数が多くかかっており、もっと効率の良い業務フローがあるのではないかと考えていました。
また、外注品の発注はシステムを使っているものの、最終的には取引先ごとに発注書や図面を印刷して、メール送信やFAX、郵送、訪問の際に手渡しという、アナログな方法で行っており、もっと効率が良い手段はないかと思い課題に挙げていました。

②課題を元に現在取り組んでいるDXの取組

前年度の本講座の受講をきっかけに、全社的なDXの取り組みとしてDX委員会が立ち上がりました。
日報や図面のペーパーレス化については、基幹システムの見直し、グループウェア導入の検討を進めているところです。
また、本講座で業務の見直しについても勉強させていただき、WordやExcelなどのデータをWeb上で編集できるツールを導入しました。
事務所で書類を印刷して現場に持参する必要がなく、また修正が必要な場合Web上で操作ができるため現場と事務所間の移動もなくなり、業務効率が各段に良くなりました。
更に、現場で直接PCにデータを入力することで転記作業を省略でき、ミスが減ったのも良かったです。
同時に複数名での編集が可能になり、お互いの変更を素早く確認できる点も効率化に繋がりました。

③受講後の感想

DXという言葉を聞いたことはあっても細かく調べたことはありませんでした。
今回の研修で基礎知識や導入のステップにはじまり、具体的な事例を交えながら体系的に学べたのでわかりやすく理解が深まりました。
業務系アプリはプログラミングの知識がなくても簡単につくれる点は意外でした。
ヒアリング研修では、会話の引き出し方や共感の大切さなど、私生活でも活かせるスキルを教えていただき、すごく心に残っています。
また、紙ベースの作業の多さや業務の属人化など、弊社と同じような課題を抱えている他社の事例も共有いただき、大変参考になりました。
本講座で学んだことを活かし、スマートな業務フローを実現していきたいと思っています。