脱Excel、脱メールによって情報共有を円滑化社内の業務効率化を推進

受講生

総務事務
Yさん

①受講して気づいた会社のDX課題は？

当社はグループウエアや会計、勤怠システムを導入してはいるものの、全てクラウドではないため、テレワークに対応していない点が課題でした。
また、現状業務を分析する講座で業務のフローチャートを作成したところ、会議の出欠などメールのやり取りをファイルに取りまとめたりと、非効率な業務が多いことに気付きました。
現状、手間がかかる業務は人力でまかなっていますが、今後人口減少で社員の数が減ることを考えると、早めに対策を打たなければいけないと思いました。

②課題を元に現在取り組んでいるDXの取組

社内におけるDX策定の可能性を鑑みて自主的に参加したのですが、会社の方針が変わったこともあり実践には時間がかかりそうです。
そこで、まずはファイルの取りまとめを担当している先輩に私が作成したDX化プランを見てもらいました。
提案したのは、メールとExcelを使った取りまとめ業務をアプリに集約して一元管理し、作業の自動化・省力化するプラン。

時間と労力をかけずにファイルが集まり、集計及び保存される状態をイメージしています。
同様のプランは総務部だけでなく、関連事業所と連携する進捗管理など、テキストベースの情報の共有にも生かせるのではと考えています。
また、受講をきっかけに既存の社内向けアプリを改めて開いてみたところ、業務アプリとして使える機能が複数あることに気付きました。
関係者同士のコミュニケーションやアンケートに活用できそうなので今後の業務で積極的に使っていきたいです。

③受講後の感想

子育てや仕事の合間を縫ってアーカイブで受講しました。
期間中にオフラインで講師や受講生の皆さんと交流する機会があり、クイズに答えたり、他社の方とお話したりとすごく楽しかったです。
途中で対面の受講を挟んだことで、オンラインでも最後までモチベーションを保って参加できました。
多彩な講座の中でも大変有意機だったのが、業務フローを基に自社のDXプランを立案する授業です。
自分の職場に置き換えて真剣にプランを検討したことで、机上の知識だけなく、実践的な内容をアウトプットできるようになりました。
また、ロジカルシンキングの授業では、頭の中の整理の仕方など日頃の業務で使える手法をたくさん学べたことが良かったです。