現場の視点に合わせたシステム運用手順書を作成業務効率化により職場全体の残業時間を削減したい

受講生

江里口彩華さん

①受講して気づいた会社のDX課題は？

企画IT担当として、社内業務の自動化を推進するポジションにいますが、部署によってはITリテラシーが低かったり、デジタルに抵抗がある社員が多い点が課題でした。
作業依頼書など、いくつかの社内業務は電子化できているものの、使い方が難しかったり、手順書が未完成だったりして、現場はシステムを使いこなせていない状況でした。
また、関連会社が使ってるからという理由だけでシステムを選定するなど、自ら情報を取りにいく積極性にも欠けていました。

②課題を元に現在取り組んでいるDXの取組

１社ずつ手作業で集計していた関連会社からの回答データをボタン1つで集計できるアプリを導入しました。
これまで約100社のデータを集計するのに3日程かかっていたところ、数時間で完了できるようになり手入力による転記ミスもなくなりました。
担当者は、非効率な業務から開放されて時間にゆとりができたぶん、次なる課題のあぶり出しに着手しているところです。
また、個人的な取り組みとしては、アプリやシステムを現場に導入する際は、実際に使う人の目線に合わせて、業務フローの全体像を踏まえた詳細な手順書を作成するようになりました。
今後は、受講で学んだデジタルツールの選定方法を参考に、業務それぞれに合ったアプリを導入していきたいです。
そして、業務効率化を図って残業時間を削減し、職場全体でワークライフバランスの充実を実現させたいと思っています。

③受講後の感想

育児休暇期間を活用して個人的に受講。オンラインでの参加でしたが、顔を見ながらお話できたので、職場環境の悩みを共有したりと、異業種交流会のようで楽しかったです。
講座内でさまざまなクラウドサービスを教えていただいたので、早速無料の業務アプリ管理ツールを使ってみたところ、すごく便利だったので同僚にもおすすめしています。
今後、佐賀の企業でもDX化は進んでいくと思われますが、業務のIT化についてこれない人をどう攻略するかがキーポイントになるのではないでしょうか。
デジタル化に抵抗がある人をはじめ、社内の複数名が今回のような講座を受講すれば、DX化のスピードが上がるのではと思っています。