セキュリティ対策を考慮した情報共有システムの導入と勤怠管理の効率化

受講生

認定特定非営利活動法人スチューデント.サポート.フェイス
本村忠子さん

①受講して気づいた会社のDX課題は？

訪問支援をはじめとする総合的な支援事業を展開していますが、個人情報を取り扱う関係上、対応に関する入力を数段階に分けて行う必要がありました。
セキュリティ対策で入力できるパソコンはオフラインとしているため、担当者が帰社しなければ、進捗を把握できず、報告書の集計作業に時間がかかったり、提出期限が守られなかったりと、効率の悪さが課題になっていました。
また、スタッフ数が多く、勤務時間もそれぞれ異なり、紙ベースでの勤怠管理が煩雑になっていました。

②課題を元に現在取り組んでいるDXの取組

本講座でデジタルツールの種類や選定方法について学びましたが、まずは勤怠管理の効率化に着手するべく以前より進めていた、クラウド勤怠管理システムを導入しました。
勤務状況をリアルタイムで集計できるようになり、勤務時間などの管理が大変スムーズになりました。
しかし、不規則な勤務形態のスタッフの管理は試行段階中で、今後、勤務形態に応じた運用ルールを設定していきたいと考えています。
また、対応に関する記録管理については、スタッフが事務所以外の場所から情報の入力や閲覧ができるプロジェクト管理ツールを試験的に導入予定です。
同ツールを活用すれば、外出先からリアルタイムで入力することができるので、担当者の帰社を待たずに進捗が把握でき、急な対応もスムーズになると期待出来ます。
個人情報の流出を防ぐため、スタッフの認識の再強化は欠かせませんが、今後一部の事業から導入し、課題や改善点を確認し、適合したツールを社内全体に広げていけたらと考えています。

③受講後の感想

「プログラミングの知識やスキルがなくても社内DXは進めることができる」というフレーズに惹かれて、個人的に参加を決めました。
講座がはじまってから、DXの基礎から情報セキュリティ、業務フロー図の作成方法など幅広い知識が学べると分かり、上司に相談したところ業務中の受講を許可していただけました。
他社の課題や失敗事例は自社に共通する部分も多く、システム導入前に現場の意見をヒアリングすることの重要性を痛感しました。
プレゼンテーション研修で学んだ方法を活かし、DXの必要性を１つの部署に提案したところ、賛同を得ることが出来ました。
社内の課題を再認識する意味でも今回の講座を受けて本当に良かったと思っています。