社内コミュニケーションツールの導入で情報伝達を一元管理し業務効率化を目指す

受講生

医療法人 源勇会
吉田静花さん

①受講して気づいた会社のDX課題は？

各申請の承認フローや部署間の情報伝達など、バックオフィス及び現場の業務プロセスの大半を紙ベースで行っています。
介護事業は書類が多いこともあり、手書きによる人的ミスや作業の遅延が発生していました。
法人全体で情報を共有する際も、主に回覧板や掲示物を使っているため、全員に情報が行き渡るまでに何日もの期間が必要であり、認識にもムラがありました。
また、デジタルに抵抗がある職員も多く、業務が属人化している点も課題と言えます。

②課題を元に現在取り組んでいるDXの取組

社内の情報伝達を一元管理する方法としてコミュニケーションツール導入を検討し、上司の許可を得て本格運用までのスケジュールを作成しました。
現在は、ツールの要件定義・選定、比較検討し決定。ルールの構築やマスタの設定、マニュアルの作成を経て、職員向けの説明会を行い、テスト運用に進める計画です。
当法人は職員約１３０人が在籍し、多数の部署があるため、テスト運用については２部署に絞ってスモールスタートし、そこで抽出した課題を基に修正を行い、本格運用に向けて準備を進めていきます。
また、施設入所者の家族の面会日時や人数などをオンタイムで確認・追加・変更できるスプレッドシートを使った部署間の連携を現場に提案したところ、「いいアプリがないか探してたところだった」と喜んでもらえ、最近運用がスタートしました。

③受講後の感想

受講前から法人内の業務改善や生産性の向上について、ＤＸ導入後のイメージを持っていましたが、実際に学んでみると、基本となる考え方や積み上げ方、手法が多岐に亘り、まずはありたい姿を明確にすることがＤＸの第一歩であると感じました。
また、ロジカルシンキングやファシリテーションの講義は大変興味深く、今後さらに習得し深めていきたいと思っています。
それらの幅広いスキルを学んだうえで、プレゼンや業務改善案の資料を作成した際も、細かい点までご指導いただき大変勉強になりました。
本講座をきっかけにバックオフィス〜介護現場への更なるＤＸの推進を目指し、今後は法人全体への取り組みへと広げていきたいです。